So halten Sie Besprechungen auf Zielkurs

Oft ist es in betrieblichen Besprechungen wichtig, an die eigentlichen Ziele zu erinnern. Nur allzu oft verliert sich die Diskussion in Kleinigkeiten, die entweder noch nicht oder gar nicht in der großen Runde geklärt werden müssen. Das kostet unnötig Zeit und hält alle Beteiligten auf.

• Mein Kollege Christian war als Consultant für einen Automobilkonzern eingesetzt. In dem Projekt, das er betreute, sollten alle Prozesse im Einkauf weltweit vereinheitlicht werden. Er und sein Team besuchten die Einkaufsabteilungen des Konzerns in den verschiedenen Ländern. In Portugal stellten sich die dortigen Mitarbeiter vehement gegen jegliche Reformen und Verbesserungsvorschläge. Die Portugiesen hatten bereits sehr detailliert ausgearbeitete Prozessbeschreibungen Ihrer Einkaufsabläufe. Sie versuchten das Team von den Vorteilen Ihrer Lösung zu überzeugen.

Christians Team hatte jedoch die Position der Konzernzentrale zu vertreten und in jedem Fall eine weltweit einheitliche Lösung umzusetzen. Denn für den Gesamtkonzern brachte die Umsetzung erhebliche Vorteile. Christian antwortete: »Es geht darum, für den gesamten Konzern eine einheitliche Sicht auf die Arbeitsabläufe zu schaffen, sodass jeder Mitarbeiter im Einkauf sich weltweit sofort in den Abläufen eines anderen Landes zurechtfindet.«

Viel zu häufig wird in Betrieben zu lange über Kleinigkeiten und Unwichtiges diskutiert. Sie verschwenden dadurch Energie und verlieren die wahren Ziele aus dem Auge. Es braucht Menschen, die die ursprünglichen Ziele wieder in Erinnerung rufen.

• Trauen Sie sich, in Diskussionen und Meetings an die eigentlichen Ziele zu erinnern. Klären Sie zu Beginn einer Besprechung die Ziele und sorgen Sie dafür, dass diese auch erreicht werden.

„Sie wollen den Mount Everest besteigen, aber Sie stolpern über den ersten Maulwurfshügel.“

 

Standard-Konstruktionen für den Zielkurs

Hier einige Standard-Konstruktionen, mit denen Sie an das höhere Ziel erinnern können:

• »Es ist nicht der Zweck unseres Meetings über XY zu reden, der Zweck ist … (Nennen Sie das Ziel)«

• »Ich möchte Sie bitten, nicht zu vergessen, dass wir noch ein wichtiges Ziel für diese Besprechung haben: (Nennen Sie das Ziel). Diese Diskussion führt uns leider auf Abwege. Daher bitte ich Sie im Sinne aller wieder auf dieses Ziel zurück zu kommen.«

• »Wir alle möchten zügig unsere Ziele in dieser Besprechung erreichen. Bitte lassen Sie uns wieder zum Thema (Nennen Sie das Ziel) zurückkommen.«

 

Mit diesen Formulierungen können Sie sehr gut ein Meeting wieder auf den richtigen Kurs bringen. Insbesondere die Formulierung »Wir alle…« ist sehr hilfreich, denn Sie erheben sich rhetorisch zum Sprecher der ganzen Gruppe und geben einem Querulanten zu verstehen, dass er soeben gegen die Regeln verstößt. Auf diese Technik gehe ich im Abschnitt zum Thema Metaebene noch näher ein.